Geen halve oplossing…
Korte omschrijving van iLetsel
iLetsel is een verwerkingssysteem waarbij een letselschade vanaf het eerste contact tot en met de archivering binnen één omgeving wordt afgewikkeld inclusief alle dossierhandelingen.
iLetsel staat ter beschikking van alle dossierbetrokkenen, zowel belangenbehartigers als wa-partijen maar ook medisch adviesbureaus, arbeidsdeskundigen e.d. Partijen kunnen overeen komen een dossier te delen waarbij stukken aan daartoe gerechtigde partijen ter beschikking staan. Partijen kunnen het ingebouwde digitale behandelplan activeren. Daarnaast kan het slachtoffer toegang krijgen tot zijn eigen dossier en op de hoogte blijven van de ontwikkelingen en via zijn dossier communiceren.
Missie vierledig
1) optimale en complete desktop voor de letselschadebehandelaar
2) impliciet voldoen aan alle eisen die vanuit de branche gesteld worden en anticiperen op komende verwachtingen
3) dossierbetrokkenen, waaronder de cliënt, op uitnodiging en op maat participatie verlenen in dossiers
4) Voor zowel éénpitters als grote(re) organisaties de aangewezen oplossing
Systeemeisen en toegang
Actuele browser met Internettoegang
Toegang via two factor authentication
Inpasbaar in een papierarme of papierloze omgeving
Bij uitstek geschikt voor gedecentraliseerde organisaties
Marktaandeel
Nu is het zo dat bijna één op de vijf letselschades in Nederland binnen iLetsel wordt behandeld en dit aandeel groeit. Er zijn nu rond 25.000 dossiers binnen iLetsel aangemaakt waarvan uiteraard een deel inmiddels is afgewerkt/afgelegd.
Wekelijks worden door de gebruikers samen rond 8.000 dossierstukken aangemaakt en verzonden
Op dit moment zijn 25 gebruikers (kantoren) actief op het iLetselplatform, verwacht wordt dat begin 2016 dertig kantoren online zullen zijn.
Ontwikkeling
Doorlopende dialoog met gebruikers over verdere uitbouw van functionaliteiten en de interface.
Totaaloverzicht met toekomstige ontwikkelingen, achtergronden en planning beschikbaar voor gebruikers.
Helpdesk
Ook buiten kantooruren bereikbaar
Livechat met ontwikkelaars
Berichten van ontwikkelaars met mededelingen nieuwe features e.d. met reactiemogelijkheid
Mogelijkheid om suggesties te doen via support tickets
Waarborging
Er is een stichting opgericht voor de behartiging van de belangen van de gebruikers en met name de continuïteit
Escrow-overeenkomst vis de Stichting.
Uitgebreide backup setting.
Features:
– Management
Onbeperkt aantal medewerkers toe te voegen.
Per medewerker in te stellen bevoegdheden
Uitgebreide secretariaatsfunctie met diverse koppelmogelijkheden
Per secretariaatsmedewerker in te stellen bevoegdheden
– Algemeen
Startpagina met overzicht van alle openstaande zaken (werkvoorraad)
In meerdere dossiers tegelijk werken, onder eigen tabje
Snelle zoek- en filtermogelijkheid
Signaal bij verjaardag van cliënt (vanaf vijf dagen tevoren)
Overzichtskaart met de lokatie (en spreiding) van de cliënten als opstapje naar toekomstige planning.
– Dossierbeheer
Relaties toevoegen middels koppeling vanuit gedeelde database
Bewaking reactietermijnen op basis van eigen voorinstellingen met weergave openstaande rappels en toekomstige
Automatische postherkenning op basis van OCR
Ingescande post kan direct vanuit scanner naar iLetsel worden geupload
Emailreplys gelijk naar iLetsel, geen extra Outlook export e.d.
Dossierstukken rubriceren en mogelijkheid van mappen, aanmerken als open stuk, medisch stuk, schadestuk en kernstuk
Bewaking van verjaringstermijn
Bewaking tegen inslapen dossier
Labeling via tags, met kleurcodering
Dossierafleg en directe toegang tot afgewerkte dossiers
– Dossierinformatie
Speciale segmenten voor
Algemene gegevens van de cliënt, sociale situatie, woonsituatie
Aansprakelijkheid omschrijving gebeurtenis en relevante gegevens aansprakelijkheid
Letselverloop opgelopen letsel, behandelingen, behandelaars, klachten en beperkingen
Werk gegevens rondom verdienvermogen in ruime zin
Schadestaat
– Correspondentie
Correspondentiemodule met mogelijkheden als conceptbrieven, bijlagen koppelen (drag and drop) uit dossierstukken.
Continue bewaren brieftekst zodat er nooit iets verloren gaat als per ongeluk het venster gesloten wordt (autosave)
Uitgestelde verzending
Meerdere geadresseerden
Meerdere cc’s bij verzenden van brieven
Preview scherm bij opstellen brieven om de layout direct te kunnen zien
Concepten/bewerkingen worden op slot gezet om te voorkomen dat meerdere medewerkers hetzelfde concept voor bewerking openen
Concepten kunnen gericht aan collega’s afgegeven worden
Selecteren van bijlagen bij brieven met filters w.o. mapjes.
Buffering van op papier te printen stukken, keuze wel of geen voorgedrukt papier.
Eigen bibliotheek met stukken die aan correspondentie gekoppeld kunnen worden.
Standaardbrieven met database koppelingen
Uitgaande stukken in eigen huisstijl en ondertekend
Formulieren als medische machtiging standaard ingebouwd
– Schadestaat
Logische opbouw via rubrieken en daarbinnen losse posten
Onscreen-bewerking schadestaat
Koppeling van bewijsstukken uit dossierstukken
Deelschuldverrekening
Wettelijke renteberekening
Akkoord bevonden posten aan te merken (lichten groen op)
Automatische doorrekening via subtotalen naar totalen.
Verwerking betaalde voorschotten.
Gelinkt aan richtlijnen DLR
Als bijlage aan correspondentie te koppelen
– Facturering
Tijdregistratie, grotendeels automatisch op basis van voorinstellingen met mogelijkheid aanpassen tijd en te hanteren tarief
Ondersteuning diverse declaratiemodellen uur, piv, vast tarief, medewerker gebonden tarief, dossiergebonden tarief. Op dossiern en activiteitsniveau te bewerken naast standaard
Onbeperkt aantal (uur)tarieven in te stellen, met of zonder kantoorkosten
Verschotnota’s inboeken met diverse BTW scenario’s, evt. door medisch adviseur rechtstreeks met goedkeuringsstap en automatische opname in declaratie
– Financiële module
Tonen onderhanden werk
Btw aangifte
Derdengelden
– Connectiviteit
Uniek cliëntendossier op uitnodiging beschikbaar
Berichtenmodule tussen gebruikers van dossiers (mits actief)
Livechat mogelijkheid tussen gebruikers (medewerkers)
– Managementinformatie
Er komen, aan de hand van verzamelde wensen, diverse overzichten, deels via een kant en klare pagina, deels via excel-export
Automatische afsplitsing van medische stukken en doorgeleiding naar door de verzekeraar opgegeven medisch adviseur.
– Agenda
Afspraken voor besprekingen binnen het dossier en binnen het deelnemende kantoorbij met de mogelijkheden van relatiekeuze (met wie), lokatiekeuze (waar), tijdregistratie en desgewenst kilometerregistratie. (Q1 2016)
– Medische stukken
Betrokkenen geven zelf aan naar welk adres (email of fysiek of elektronische postbus) de ontvangen stukken gestuurd worden. Bij een afwijkend adres voor de zuiver medische stukken worden deze stukken aan dat adres gezonden. Hiermee wordt het probleem van het “gesloten couvert” volledig opgelost zonder extra werk voor de betrokkenen.
, DLS CPS Pay Specialist in Indiana, United States | LinkedIn)